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踪。
细节 任何细节都不能因其细微而被忽视。比如，对于活动所提供的食物应该做到心中有数。参加者有没有饮食上的忌讳？是活动场馆自身提供餐饮，还是计划从外部饭店订购？不管选择哪种方式，都有必要获取他们以往客户的名单，并向他们了解情况，最好要求能在活动前私下品尝一下。哪些娱乐节目、音乐、舞蹈和小品是活动参加者喜闻乐见的？这也要征询参考意见。此外，也要考虑到你将要使用的活动场所的装饰。餐桌上是否会有主要装饰物？室内会安排负责签名的人员吗？是否会有大型道具或舞台以配合活动主题？
记录 对活动进行拍照录像，以供日后参考。除非有特定的原因不能对过程进行摄录，否则最好让摄影师和摄像师到场。相片和摄影是重温活动的饶有趣味的方式。
挑选专业策划人士
活动策划是一种挑战，它要求考虑到林林总总的细节。有些公司情愿聘请专业的活动策划人员对活动进行全程安排和指导。如果你想要筹备一场别出心裁、富有创意的活动，聘请一位有实际操作经验的活动策划者是个不错的主意。专业活动策划人士轻车熟路，他们的经验和创意可以使得任何一场活动圆满举行，尤其是在克服意外的困难和障碍时，更显得得心应手。
会议和旅游部门是良好的信息来源渠道，你可以通过他们获取专业活动策划者的名单。选择专业的活动策划者时应该遵循的步骤：首先，给这些专业活动策划者以往的客户打电话，了解所提供服务的客户满意度。不妨咨询策划者近期服务过的、活动的规模和内容和你相似的客户。其次，要和活动策划者进行沟通，使其了解活动的目标、公司的概况以及为什么要举行这场活动。向其描述什么样的人将会参加这场活动。他们是重要人物还是基层管理人员，他们的性格是外向还是内敛，活动参加者的平均年龄多大。
活动策划书应力求翔实，而不是华而不实的描述。好的策划书必须包括详细的信息，如应该包括场馆可以容纳的人数、将摆放多少张餐桌、有哪些娱乐项目等。策划书如果这样表述："处处都是爱国主义的色调，您将感到眼花缭乱"，就不如改为：将放飞400个红色气球，400个白色气球，400个蓝色气球，这三次放飞之间每次间隔一分钟（美国国旗的基本色调为红、白、蓝三色---编者注）。
当公司在面试活动策划者时，可以提出以下问题：
●贵公司从事专业活动策划有多少年了？在举办特殊的活动方面，贵公司有多少年的经验？有没有记录你们以往的工作的照片？
●可以在周末或者是下班之后与你们联系吗？
●你们的工作人员齐备吗
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